Ngày nay khánh thành dự án hay công trình là một sự kiện tất yếu với doanh nghiệp và chủ đầu tư. Tổ chức lễ khánh thành với quy mô hoành tráng hay quy mô phù hợp với chi phi thực hiện đó là một điều mà doanh nghiệp đang quan tâm. Vậy làm sao để thực hiện lễ khánh thành với những ý tưởng sáng tạo mới mẻ nhưng không làm mất đi bản chất của một buổi lễ khánh thành? Làm sao để tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp đáp ứng được mọi nhu cầu của khách hàng? Quy trình tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp có gì nổi bật?
Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết này bạn nhé!
Đầu tiên đi sơ qua một vài khái niệm cơ bản về lễ khánh thành và ý nghĩa của lễ khánh thành bạn nhé.
Lễ khánh thành là gì?
Lễ khánh thành “Inauguration Ceremony” được hiểu là một ngày lễ hay buổi sự kiện đặc biệt đánh dấu sự ra đời và bắt đầu đi vào hoạt động của một tổ chức doanh nghiệp hay một dự án công trình nào đó. Ví dụ như khánh thành nhà máy, nhà xưởng, chi nhánh công ty, cầu đường, dự án điện gió…..
Cùng với Lễ khởi công – Lễ động thổ từ khi bắt đầu công trình dự án để đánh dấu bước đầu tiên xây dựng khi đặt viên gạch nền móng đầu tiên. Lễ khánh thành là ngày để công nhận kết thúc quá trình xây dựng và đưa công trình dự án vào hoạt động thực tiễn.
Ý nghĩa của tổ chức lễ khánh thành
Lễ khánh thành là buổi lễ đặt biệt quan trọng đối với chủ đầu tư cũng như là doanh nghiệp vì vậy nó không chỉ ý nghĩa về mặt tín ngưỡng mà còn có ý nghĩa về mặt truyền thông hay kinh doanh.
Ý nghĩa về mặt tinh thần
Theo quan điểm tín ngưỡng Đông Á ông bà ta có câu “ Đầu xuôi đuôi lọt”. Khi bắt đầu làm việc gì đó công việc đầu tiên thuận lợi mang lại sự trôi chảy trong công việc sau này. Lễ khánh thành là thời khắc đánh dấu bước hoạt động đầu tiên của dự án doanh nghiệp nên việc tổ chức một buổi lễ khánh thành thành công tốt đẹp và vô cùng quan trọng.
Một buổi lễ khánh thành thành công tốt đẹp mang lại nhiều sự may mắn, một khởi đầu tốt đẹp, vượng khí cho công trình, doanh nghiệp. Giúp việc hoạt động của doanh nghiệp hay dự án sau này phát triển tốt hơn thịnh vượng hơn.
Ý nghĩa về mặt truyền thông
Mục tiêu chiến dịch truyền thông không thể không kế đến đó là lễ khánh thành. Đây là bước truyền thông đầu tiên cho doanh nghiệp mới bắt đầu hay dự án bắt đầu đi vào hoạt động. Mục đích của buổi lễ chính là quảng bá hình ảnh, thương hiệu sản phẩm, hay dự án công trình của doanh nghiệp.
Buổi lễ khánh thành góp phần tạo hình ảnh thương hiệu doanh nghiệp đến với thị trường, đối tác, đối thủ. Dựa vào sức mạnh truyền thông từ báo chí, các hình thức PR quảng cáo, các chiến dịch quảng bá của lễ khánh thành. Thông tin sẽ lang rộng hơn nhiều người biết đến bạn và dịch vụ bạn cung cấp cũng như doanh nghiệp của bạn.
Kịch bản của lễ khánh thành gồm những bước nào?
Để có được một buổi lễ khánh thành thành công tốt đẹp các doanh nghiệp cần chú ý 2 điều cơ bản đó là Quy trình tổ chức và Kịch bản của lễ khánh thành
Kịch bản cơ bản của lễ khánh thành gồm có gì:
Đón khách mời tham dự sự kiện
Đây là bước đầu tiên để khách mời nhận diện thương hiệu của bạn trước khi chính thức tham gia buổi lễ khánh thành. Vì vậy đội ngũ lễ tân đứng ở cổng chào phải tiếp đón nồng nhiệt đồng thời về trang phục đồng loạt mặc áo dài truyền thống, trùng khớp với tông màu logo thương hiệu của doanh nghiệp. Các nhân viên đứng quầy check-in hỗ trợ khách mời ổn định chỗ ngồi cũng đồng nhất về trang phục để tránh sự chi phối khi di chuyển.
Các nhân viên phụ trách công việc này đều phải giữ vững phong thái trang trọng khi đón tiếp khách mời. Đồng thời hỗ trợ khách mời tận tâm, niềm nở. Điều này thể hiện sự quan tâm đặc biệt sâu sắc của doanh nghiệp dành cho mỗi vị khách tham dự. Đây là yếu tố quyết định tạo ấn tượng cho khách mời khi vừa bước chân đến sự kiện.
Tiết mục nghệ thuật mở màn cho buổi lễ
Tiết mục mở màn chào đón các vị khách quý phải là những tiết mục tràn đầy năng lượng nhất thu hút nhất. Những tiết mục âm nhạc hoặc những điệu nhảy sôi động, thu hút được mọi ánh nhìn. Tránh chọn những tiết mục quá êm đềm, gây tẻ nhạt dễ gây mất tập trung.
Màn giới thiệu buổi Lễ Khánh Thành và các đại biểu tham dự
Người dẫn dắt chương trình (MC) sẽ giới thiệu các vị đại biểu và các khách mời có mặt tham dự tại buổi lễ. Sau đó sẽ mời đại diện của các bên lên sân khấu trình bày bài phát biểu.
Tất cả các thủ tục này cần phải đảm bảo được tính chuẩn xác. MC tuyệt đối không được nhầm lẫn tên đại biểu, khách mời tham dự. Bất kỳ một sự nhầm lẫn nào xảy ra trong tình huống này đều làm mất điểm của đơn vị tổ chức cũng như đối với doanh nghiệp trong mắt khách mời.
Nghi thức cắt băng khánh thành
Đây chính là nghi thức và trọng tâm nhất của buổi lễ khánh thành. Cần được thể hiện tính long trọng và hào hùng. Đại diện sự phát triển hưng thịnh của doanh nghiệp trong tương lai.
Đội ngũ lễ tân sẽ cùng mang băng khánh thành lên khán đài. MC sẽ mời lần lượt các vị đại biểu lên cắt băng với giọng đọc trang trọng nhất. Đây chính là giây phút vàng son lịch sử của doanh nghiệp, khi sự hiện diện của họ chính thức được công nhận trên thương trường.
Nghi thức múa Lân- Sư- Rồng cho sự kiện
Sau nghi thức cắt băng trọng đại, thì vũ điệu Lân- Sư- Rồng sẽ nhộn nhịp tiếp nối chương trình. Đây được em như một lời nguyện cầu cho sự phát triển thịnh vượng của doanh nghiệp/dự án. Một lời hứa hẹn đầy tràn hy vọng cho sự huy hoàng trong con đường tương lai phía trước.
Tham quan nhà máy/ dự án đã khánh thành
Khép lại các nghi thức trang trọng của buổi lễ khánh thành, doanh nghiệp sẽ gợi ý dẫn khách mời tham quan nhà máy/ dự án. Qua đó khách mời sẽ có cái nhìn sâu sắc hơn sau hàng loạt những giới thiệu về dự án và doanh nghiệp trước đó. Hình thức này cũng giúp doanh nghiệp nhận được các ý kiến góp ý từ phía khách mời để hoàn thiện dự án tốt hơn.
Buổi tiệc nhẹ chiêu đãi
Để bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc và chân thành về sự có mặt của các khách mời có mặt trong buổi Lễ Khánh Thành. Một buổi tiệc buffet/ teabreak chính là một sự lựa chọn hoàn hảo nhất. Nó như một sự quan tâm tinh tế từ phía doanh nghiệp dành cho khách mời. Ở góc độ kinh tế, thì đó như một cầu nối để gắn kết các doanh nghiệp lại với nhau để cùng phát triển bền vững.
Tiễn khách mời và trao quà lưu niệm cho khách
Để kết thúc buổi lễ sau khi các hình thức xã giao được thực hiện xong, các khách mời sẽ ra về. Lúc này đội ngũ lễ tân đã trong tư thế sẵn sàng cuối chào các vị khách quý và trao cho họ những món quà lưu niệm. Đây được xem là một cách thức vô cùng tinh tế khi tặng những món quà lưu niệm có bút tích hoặc logo của doanh nghiệp. Một cách truyền thông hiệu quả để khách mời luôn nhớ đến sự kiện trọng đại này của doanh nghiệp bạn.
Quy trình tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp
Quy trinh để có một buổi lễ khánh thành mang tính chuyên nghiệp và thành công tốt đẹp.
Lên kế hoạch tổ chức cho lễ khánh thành
Để lễ khánh thành tổ chức được thành công và đạt hiệu quả. Việc đầu tiên bạn phải lên lên ý tưởng, viết kịch bản, nội dung cho buổi lễ khánh thành.
Điều đang được các đơn vị tổ chức sự kiện quan tâm và mang đến cho doanh nghiệp là phải làm sao để ý tưởng của bạn thật độc đáo và thu hút đối với người tham gia.
Tiếp theo là địa điểm tổ chức buỗi lễ cho phù hợp với quy mô của nó. Thường địa điểm sẽ chính là nơi công trình dự án vừa hoàn thành. Cần quan tâm đến các vấn đề như bãi đỗ xe, lối đi, để thuận tiện nhất cho người đến tham gia sự kiện.
Lên các kế hoạch về hạng mục cho buổi lễ. Liên hệ các đơn vị hỗ trợ thi công cho dự án sự kiện. Chú ý cần có kế hoạch dự thảo chi tiết về thời gian lắp đặt, chạy chương tình demo và thay đổi nếu cần.
Lên ngân sách cho sự kiện và chi phí dự trù các khoản chi tiêu cho hợp lý. Sau đó bạn xin giấy phép tổ chức sự kiện. Sắp xếp nhân sự và phân chia công việc cụ thể theo nhóm công việc để công việc tiến hành thuận lợi. Điều cuối cùng là bạn nên tổ chức tổng duyệt buổi lễ nếu muốn khi tiến hành chính thức được trơn tru và thuận lợi.
Tiến hành tổ chức lễ khánh thành
Lễ khánh thành được tổ chức bằng các hoạt động như đón khách. Khách mời được đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp đón tiếp nồng nhiệt tại cổng chào. Hướng dẫn gửi xe cho khách. Tiếp đến đó là các tiết mục văn nghệ để tạo không khi sôi động cho buổi lễ. Mc dẫn chương trình, nêu mục đích buổi lễ. Giới thiệu quan khách và mời đại diện lên phát biểu.
Nối tiếp sau khi đại biểu phát biểu là những tiết mục ca múa nhạc đặc sắc. Mục quan trọng nhất cắt băng khánh thành. Tiết mục múa Lân Sư Rồng không thể thiếu trong buổi lễ, với mục đích chúc cho doanh nghiệp và có ý nghĩa mang đến sự thịnh vượng, làm ăn phát đạt đến với doanh nghiệp.
Cuối cùng là bữa tiệc nhẹ cho quan khách nếu có để tăng thêm sự gắn bó, giao lưu với các đối tác.
Kết thúc tổ chức khánh thành trao quà lưu niệm
Kết thúc buổi lễ sẽ được Mc thông báo, cùng với lời cảm ơn những quan khách đến dự buổi lễ khánh thành. Đồng thời chụp ảnh kỷ niệm cùng với đối tác và tặng quà lưu niệm (nếu có) với khách hàng để tạo ấn tượng tốt cho doanh nghiệp.
Tại sao doanh nghiệp không nên tự tổ chức lễ khánh thành?
Lễ khánh thành là ngày đặc biệt quan trọng nên cần được một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và chất lượng đảm nhận.
3 Lý do doanh nghiệp không nên tự tổ chức lễ khánh thành:
Chí phí phát sinh: Theo thống kê và kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện thì chi phí khi doanh nghiệp tự tổ chức lễ khánh thành sẽ phát sinh 30% so với kế hoạch. Lý do doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện nên không thể quản lý chặt chẽ các chi phí phát sinh.
Mặc khác đơn vị tổ chức lễ khánh thành luôn có sự liên kết với các bên hỗ trợ như: nhà hàng, thiết bị âm thanh ánh sáng, MC lễ tân… Nên sẽ có ưu đãi về chi phí hơn.
Mất thời gian để lê kế hoạch: Mặc dù các quy trình kịch bản có sẵn trên mạng nhưng để triển khai vào thực tế là một vấn đề khác. Với một doanh nghiệp chưa có kỹ năng trong việc tổ chức sự kiện thì đây là một vấn đề đau đầu.
Quản lý rủi ro: Nếu bạn tự tổ chức thành công mà không có bất cứ rủi ro gì thì xin chúc mừng doanh nghiệp của bạn thật mai mắn. Nếu xảy ra rủi ro bạn có thể xử lý hay không? Hay để nó ảnh hưởng đến buổi lễ khánh thành, làm cho buổi lễ không được trọn vẹn thì rất tiếc.
Đơn vị tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp
Công ty TNHH Giải Trí Sự Kiện VietWay tự hào là đơn vị đã đồng hành hơn 500 sự kiện lớn nhỏ trải khắp các tỉnh thành của Việt Nam. Chúng tôi với đội ngũ đầy tâm huyết về khâu lên kế hoạch cho sự kiện đến khâu chuẩn bị và tổ chức. Với các ý tưởng táo bạo hợp thời đại chúng tôi luôn tạo những dấu ấn cho mỗi sự kiện đã tổ chức. Tổ chức một buổi lễ khánh thành thành công chất lượng và chuyên nghiệp là dịch vụ mà chúng tôi mang lại cho bạn. Mong muốn giúp doanh nghiệp của bạn có một khởi đầu thành công trên cong đường đầy thành công vì thành công của bạn cũng là thành công của chúng tôi.
Bình luận