10 Nguyên tắc trong ngành tổ chức sự kiện

Trong tất cả các hoạt động của các lĩnh vực trong xã hội. Việc kết hợp giữ sự đánh giá và một kế hoạch chuẩn xác để thực hiện đúng chiến lược. Trong ngành tổ chức sự kiện cũng vậy để đánh giá đúng được lợi ích mà sự kiện mang lại được điều gì cho khách hàng? Đánh giá như thế nào để chuẩn xác nhất. Đó là nhờ những nguyên và bí quyết trong ngành tổ chức sự kiện. Để đánh giá lợi ích của 1 sự kiện mang lại chúng ta cùng tìm hiểu 10 nguyên tắc trong ngành tổ chức sự kiện quyết đinh thành công của một sự kiện trong bài viết này nhé.

Tổ chức sự kiện là một sự kết hợp giữa bán hàng và các hoạt động tiếp thị

Tổ chức sự kiện là một sự phối hợp nhịp nhàn giữa các yếu tố: hoạt động bán hàng, quản lý thông tin khách hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường, xây dựng nhãn hiệu và thâm nhập thị trường.

Trên thực tế, trong lĩnh vực tiếp thị thì tổ chức sự kiện rất gần với hoạt động bán hàng của công ty. Có thể nói là, nó cũng tương tự như việc bán hàng kèm theo một mẩu quảng cáo và một chiến dịch PR cho sản phẩm. Nếu hiểu một cách thiếu sót hoạt động tổ chức sự kiện chỉ đơn giản là “bán hàng” hoặc “tiếp thị” thì chúng ta đã vô tình bỏ sót những yếu tố quan trọng khác của nó.

Tổ chức sự kiện phải là một trong các thành phần không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị

Hãy xem việc tổ chức sự kiện là một phần của chiến lược khi đưa sản phẩm ra thị trường. Bởi vì nếu khi được xem như một hoạt động phụ bổ sung vào chiến lược tiếp thị của công ty. Và mỗi năm chỉ “làm cho có”, thì nó sẽ trở thành một khoản chi thay vì là vốn đầu tư.

Do vậy, doanh nghiệp cần xem xét thực hiện chiến lược tiếp thị hỗn hợp mà công ty thực hiện mỗi năm. Cần có những điều chỉnh hoạt động tổ chức sự kiện sao cho có thể mang lại hiệu quả cao nhất. Nhưng bạn cũng cần cân nhắc một điều: tổ chức sự kiện không phải lúc nào cũng là một lực đẩy thực sự cần thiết và phù hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty.

Xác định đối tượng khách hàng và mục tiêu hướng đến

Mức độ thành công của một sự kiện được đánh qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được. Kể cả đó là những khách hàng tiềm năng. Đối với một buổi ra mắt sản phẩm mới hay buổi triển lãm dù cho quy mô lớn như thế nào, sự sáng tạo thu hút ra sao ? Thì nó cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng khách hàng và mục tiêu.

Khi chuẩn bị tổ chức một sự kiện, bạn hãy lên kế hoạch chi tiết và cân nhắc cho những hoạt động của mình nhằm thu hút đúng đối tượng khách hàng cần hướng đến. Đồng thời hạn chế những đối tượng không có nhiều tiềm năng để có thể tập trung vào những hạn mục tiềm năng hơn. Bạn cần phải biết rõ đối tượng khách hàng của mình là ai? Và cần xác định những thông điệp gì bạn muốn truyền tải đến họ.

Đặt mục tiêu cụ thể và chi tiết cho chiến lược

Kế hoạch tổ chức sự kiện và ngân sách là một trong những mục tiêu để chúng ta đánh giá hiệu quả công việc.

Lĩnh vực tổ chức sự kiện thường không được quan tâm và đầu tư đúng mức. Vì thế nên khó mà “cân đo” được những kết quả mà hoạt động này mang lại cho kết quả về kinh doanh của công ty. Nếu không đặt ra trước những mục tiêu cần hướng đến thì chúng ta có thể sai lệch. Đặt ra mục tiêu cho hoạt động tổ chức sự kiện là một công việc không hề đơn giản. Nhưng nó rất cần thiết, vì thế chúng ta cần phải đánh giá được hiệu quả công việc sắp tiến hành.

Tổ chức sự kiện không phải là một công cụ để tiếp thị đa năng

Khi một cuộc triển lãm sản phẩm sẽ không mấy hiệu quả trong quảng bá thương hiệu của công ty. Nếu mục tiêu của bạn chỉ bao gồm trong các việc xây dựng một danh sách khách hàng để có thể liên lạc với họ thường xuyên. Thì các cuộc triển lãm như thế là một cách làm vừa tốn kém về mặt chi phí và không mang lại giá trị cao cho chiến lược.

Có những lựa chọn khác thuyết phục hơn trong số những công cụ tiếp thị mà không phải cần đến sự trợ giúp của bộ phận tổ chức sự kiện. Không có gì lo ngại nếu đối thủ cạnh tranh dành ra nhiều ngân sách hơn, đầu tư nhiều hơn cho hoạt động tổ chức sự kiện so với công ty của bạn. Bạn chắc chắn sẽ đạt được những kết quả tốt nhất, họ tập trung vào những sự kiện tập trung, có mục đích cụ thể với ngân sách phù hợp.

Với một chương trình tiếp thị kéo dài, sự kiện thương mại chỉ cần diễn ra trong một vài ngày

Tổ chức sự kiện chỉ là một phần rất nhỏ trong toàn bộ chiến lược tiếp thị và quảng bá thương hiệu cho doanh nghiệp. Một số công ty nghĩ rằng họ cần kéo dài thời gian tổ chức hoặc tham gia các cuộc triển lãm thương mại thì sẽ mang lại nhiều hiệu quả. Hãy luôn nhớ một điều chúng ta đang quản lý một chiến dịch tiếp thị toàn diện. Trong đó sự kiện thương mại chỉ là một phần công việc cần phải được thực hiện mà thôi.

Quảng bá cho sự kiện

Quá trình quảng bá trước khi tổ chức sự kiện có thể nói là việc cần thiết và quan trọng nhất của hoạt động tiếp thị hiện tại. Nhờ đó doanh nghiệp có thể xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu và cách thu hút họ tham gia. Đối với những sự kiện thương mại có sự góp mặt của nhiều công ty khác nhau, bạn càng cần phải tổ chức các hoạt động xúc tiến và quảng bá rộng rãi. Nhằm tranh thủ sự ưu tiên quan tâm của những khách hàng tham dự.

Thiết lập và theo sát các mối liên hệ

Nếu hoạt động triển lãm thương mại đang diễn ra, bạn hãy dồn hết sự tập trung vào “chất lượng”, thay vì số lượng các lần gặp gỡ khách hàng. Sau khi kết thúc một sự kiện thương mại như thế, bạn cần phải theo sát các mối liên hệ đã tạo dựng được để có thể tạo ra lợi nhuận thực sự cho công ty. Việc này là một quá trình đòi hỏi sự tập trung và kiên nhẫn. Hãy tạm ngưng, nếu công ty của bạn chưa chuẩn bị kế hoạch quản lý những mối liên hệ đó. Hãy làm việc này trước khi quyết định bỏ vốn để đầu tư vào việc thực hiện tổ chức một sự kiện khác.

Nhân lực là một yếu tố quan trọng và quyết định

Dối với kinh doanh, các sự kiện thương mại là phương tiện quảng bá trực tiếp hình ảnh sản phẩm thương hiệu. Thì yếu tố để đạt được mục tiêu quảng bá chính là chủ thể tham gia ở cả hai phía: người được truyền tải và người thực hiện việc truyền tải thông tin. Thành công được xác định ở việc khi bạn xác định đúng đối tượng khách hàng và thuyết phục họ hưởng ứng với bạn trong sự kiện thương mại đó. Song đó việc tuyển chọn, huấn luyện và tạo cảm hứng tốt cho đội ngũ nhân viên để có thể giao tiếp với đối tượng khách hàng. Mục tiêu này cũng là một phần không kém phần quan trọng.

Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu chính kinh doanh

Tổ chức thực hiện một sự kiện thương mại là một hoạt động cực kỳ vô cùng phức tạp. Nó phải vừa là một cuộc triển lãm hàng hoá với những chiến lược ưu đãi hấp dẫn, thu hút, vừa phải tạo được tinh thần hiếu khách. Đồng thời bảo đảm các yếu tố hậu cần cũng như vô số những công việc lặt vặt khác. Đó cũng chỉ là một yếu tố đánh giá, một thành phần trong toàn bộ chiến lược tiếp thị, là phương tiện để hướng đến mục đích cuối cùng và chịu sự chi phối của toàn bộ chiến lược.

Lời kết thúc

Để thực hiện một sự kiện thành công và mang lại hiệu quả tốt cho chiến lược kinh doanh bạn cần bám sát các mục tiêu đề ra. Xác định đúng đối tượng khách hàng cũng như phương án để thực hiện. Tổ chức các sự kiện thu hút đúng thời điểm để thúc đẩy chiến lượt một cách tốt nhất. Lên kế hoạch chi tiết cần thiết cho sự kiện về tất cả các khâu chuẩn bị, thực hiện, kết thúc và đánh giá. Công ty TNHH Giải Trí Tổ Chức Sự Kiện Vietway với nhiều năm kinh nghiệm thực hiện sự kiện thương mại từ Nam ra Bắc chúng tôi xin phép được chi sẻ kin nghiệm với các doanh nghiệp đang vướn mắc làm thế nào để thực hiện sự kiện đạt hiệu quả nhất cho chiến lược kinh doanh.